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En el peak del período estival, la reducción de los equipos de trabajo es común. Conoce las claves de éxito que toman las empresas para no verse sobrepasadas mientras sus trabajadores tienen su merecido descanso.
Una encuesta realizada por la empresa de reclutamiento especializado Robert Half confirmó que febrero sigue siendo el mes favorito de los chilenos para tomar vacaciones. Según el sondeo, el 43% de los trabajadores prefiere salir de vacaciones en ese mes, lo que supone una cuota de esfuerzo adicional para quienes permanecen trabajando. Ante esa situación, surge la pregunta: ¿cómo evitar que la reducción del equipo se convierta en un problema?
“Las vacaciones son un período fundamental para cualquier profesional y tanto ellos como las empresas deben abordarlo como tal”, dijo el director general en Sudamérica de la empresa de reclutamiento especializado Robert Half, Fernando Mantovani.
Sin embargo, las ausencias provocadas por las vacaciones pueden provocadas muchos problemas para las empresas y requieren medidas planificadas y tomadas con anticipación para evitar que la reducción de personal signifique una baja en el nivel de productividad para la empresa, una carga excesiva de trabajo para quienes siguen trabajando o interrupciones indebidas de los ausentes durante sus vacaciones.
A criterio del ejecutivo, las empresas que muestran mayores niveles de éxito en la gestión de este tipo de contingencia recurren a los factores que se presentan a continuación:
- Planificación
Más allá del tamaño de la empresa y la cantidad de trabajadores, el ideal es que exista una planificación con relación a las vacaciones. Respetando las disposiciones legales al respecto, es importante establecer los períodos de vacaciones con antelación, buscando mantener un equilibrio del número de trabajadores, la organización de las tareas y la distribución de éstas para que no queden cabos sueltos que perjudiquen la actividad de la organización.
- Organización del trabajo
Una vez determinado el período de ausencia de uno o más trabajadores, el paso siguiente es revisar las tareas que está haciendo cada uno, con el fin de visualizar en qué etapa se encuentra o qué es lo que hay que hacer, en caso de que sea algo que quedará en manos de alguien más. Para eso es fundamental que el trabajador organice cada acción que está ejecutando, explique y/o deje instrucciones claras, deje establecidos plazos de entrega, solicitudes y cualquier otra acción que deba llevar a cabo la persona que lo reemplace. La idea es que realice un traspaso y que todo fluya de la mejor manera posible, sin sobresaltos que perjudiquen el trabajo.
- Definir y delegar
Otro aspecto relevante es definir qué tareas se deben ejecutar con urgencia y cuáles se pueden postergar. Además, es importante definir qué persona asumirá la continuidad de las tareas de quien esté de vacaciones y delegar las acciones según las especificaciones.
- Incluir profesionales temporales
Existen diversas ocasiones en que la ausencia de alguien del equipo no puede ser suplida. Ya sea porque la cantidad de trabajadores es muy pequeña o porque la carga de trabajo es demasiado alta como para delegar además las tareas de otro a quienes permanecen trabajando. Para esos casos, se abre la opción de contratar profesionales de manera temporal, que sean capaces de asumir esas tareas a plazo definido. Y para eso, muchas veces el tiempo es fundamental y la selección de personal puede ser realizada de manera interna o bien encargada a especialistas que brevemente resuelvan este tema.
- Respetar desconexión
Todo lo anterior debe apuntar a cubrir el desempeño del equipo y la empresa durante la ausencia de quienes están de vacaciones. Sin embargo, hay otro punto fundamental y que debe ser parte primordial de esto: que las vacaciones son un período de desconexión y descanso y debe respetarse absolutamente.
En la medida que estos consejos son considerados, el manejo de las vacaciones al interior de las empresas reduce las posibilidades de pasar apuros ante la ausencia de sus trabajadores durante sus vacaciones. La clave está en la planificación, la visualización y organización de las tareas, delegando acciones a otros trabajadores o reclutando personal temporal y respetando a quienes salieron y están afuera, evitando consultas telefónicas, vía correo electrónico u otro medio, que interrumpen un momento de descanso y desconexión que puede ser totalmente evitable con una gestión eficiente y proactiva que conduzca un asunto tan relevante para el funcionamiento de toda organización.
